今週のテーマは「メール」。今日は月曜日。これから会社のデスクに座って、
受信トレイに溜まったメールをチェックするのが憂鬱。という方も多でしょう。
ということで、今日はその溜まったメールの仕分け方と
閲覧のタイミングをアップデートしましょう。
まず、メールをチェックするときもを３つに仕分けてください。
- ①「すぐに返事ができるもの」
- ②「よく考えてから返信すべきもの」
- ③「メールではなく、口頭や電話で返事をしたほうがほいもの」
返信に２～３分程度程度で対応できるものなら「すぐ」
それ以上時間がかかるようなら「よく考えて」判断するというふうに
考えていいと思います。
「よく考える」メールの場合は「後ほど返信します」と、
とりあえずメールして、考よくえた上でメールしましょう。
では、口頭や電話で返事をしたほうがよいものとは
どんなメールでしょうか？それは本文から喜怒哀楽を感じる場合です。
特に「怒り」の感情がメールから確認できる場合は要注意です。
そういう場合、メールでやり取りをすると誤解が生まれる可能性が。
できれば、フェイス・トゥ・フェイス、最悪は電話を通して会話
することで顔色、声色を感じ合える返信を心がけてください。
無用な詮索、いらない勘違いがなくなります。
続いては、閲覧のタイミング。
メールの通知はオフにして、メールをチェックする時間やタイミングを
決めましょう。メールの送受信を自分でコントロールしましょう。
１時間置きに５分程度のメールタイムとか、
出社したとき、お昼前後、退社前の３回のメールタイムを持つ
という人がいますね。
脳はマルチタスクが苦手で、「本質的にマルチタスクはできない」
生き物なんだそうです。なので。メール通知をオンにしていて、
メールの着信があるたびに、仕事を中断して、いちいち返信していては
効率があがりません。
でも、やっぱり、まめにチェックしてないと大事なメールを
見落としてしまうんじゃないか？不安になるもの。
そんなみなさんにデユーク大学で行動経済学を教える
ダン・アリエリー教授の分析を。先生によると、
「およそ3分の１のメールはそもそも目を通す必要がなく、
受信後５分以内に読む必要があると思われる重要なメールは
１０分の１ほどにすぎない」そうです。
メールの受信・送信にメリハリをつけましょう。
メールを返信するだけで、仕事をした！
という満足感にとらわれないように！
